浅谈信息化档案的管理

所谓档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说,档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。一、档案信息化的有益的探索第一,对电子文件有了比较客观、全面的认识。电子文件的生成同传统的纸质文件相比较,主要是载体材料和记录方式发生了巨大的变化。传统的纸质文件大多都是以书写记录或印刷的形式将各类语言、文字、符号等记录在实实在在的物质载体上…     

浅谈高校文件立卷的几个问题

立卷，就是将处理完毕并具有查考保存价值的零散文件，经过分类之后，按其内在联系，把若干文件组成案卷．一个案卷，就是若干具有共同特征、互为联系、经过系统整理的文件组合体，是档案的基本保管单位．文件立卷工作是文书处理过程的最后环节，也是现行文件到档案的转化步骤．下面就文件立卷的几个问题，谈一谈个人的认识和体会．一、文件立卷的意义文件立卷的意义，可以概括为以下几点：第一，保持文件之间的历史联系，便于查找利用．一个单位在工作活动中形成和收到上级、同级、下级的文件，种类繁多，数量法大，每份文件都具有其特定的…     

关于对档案鉴定问题的认识

学校的档案鉴定工作,就是甄别和判定档案价值,并根据档案对教学、科研、党政管理等方面所起的作用,按照《高校档案实体分类法与档案工作规范》确定的归档范围和保管期限,并把不需要保存的档案及文件材料剔出销毁的工作。如同对原料的鉴定、精选、加工工作。如果学校各部门收集了种类繁多的文件材料,而忽视了对它的精选、加工工作,就不可能产生合格的产品,由于产品不合格,必然会影响到档案的考查利用、档案的质量和工作效益。因此,科学地鉴定文件材料是搞好我院各部门文书立卷的关键性问题。 对档案文件材料进行鉴定,是档案业务工作的一个重要内容,是综合档案室真正做到保存“精华”的必要措施。我们必须做好档案的鉴定工作。然而,     

科学发展观与现行文件利用工作的发展

现行文件利用工作的开展,给档案工作注入新的活力的同时,也在档案界引起激烈的争议。现行文件利用工作的发展,要以科学发展观为指导,要纠正实际工作一哄而上、不计效益、不计发展的做法,着力坚持观念创新、服务创新、管理创新,实现现行文件利用工作的全面、协调、可持续发展。     

文书规范化与档案工作

文书工作规范化是保证档案工作高质、优效的重要因素。但从文书立卷归档和档案利用工作看 ,文书工作中仍存在许多不规范的问题 ,具体应把好文件的内容关、文字关、印刷关 ,为档案工作提供合格的文件材料 ;提高文书人员的办文素质 ,加强归档材料的管理 ;实行档案工作与文秘专业一体化管理等方面入手 ,保证文书档案标准化的实现及开发利用     

浅谈高校档案信息资源的开发

一、高校档案信息资源开发工作的现状和存在的问题 　　1.高校档案信息资源开发工作长期处在半封闭落后状态中,档案的价值得不到体现和社会的认同。档案一直被神秘感、保密所束缚,认为开放利用档案不安全、容易出问题。档案是需要保密,但不是所有的档案都要保密。如在教学中形成的教学档案、科研工作中的科研成果,对教师和学生来说,不仅不需要保密,相反要“广而告之”。 　　2.档案信息资源开发手段落后,多数档案部门仍然处于手工操作阶段,缺乏基本的现代化设备与手段。 　　3.档案信息资源开发利用程度较低,利用工作大多是被动…     

文件中心在我国推行的可行性刍议

文件中心在西方已被普遍应用,但在我国尚处于探索、试行阶段。文件中心除具有档案室、联合档案室安全保密的优点外,产权明确,职责分明,效率更高,有利于档案管理科学化、规范化、标准化。现阶段,随着我国各项事业的发展,档案数量急剧增加,档案功能扩大化,档案载体及传播工具现代化,社会对档案的利用要求多元化,改革现行档案管理模式,建立文件中心非常必要。而人们观念的更新、社会经济的发展使文件中心的推广成为可能。在我国推广文件中心要广泛宣传发动,建立健全法律法规,在充分试点的基础上,分阶段推广实施。     

现行文件开放利用的理论与实践思考

该文对现行文件的开放利用所涉及的理论和实践问题,如作为其理论基础的文件生命周期理论和文件价值理 论,现行文件开放利用的立法问题、档案室档案的开放利用问题及现行文件开放利用的方式问题等,作了论述。     

浅谈做好档案收集工作的几个问题

档案的收集工作是档案工作的起点,是档案管理的第一个环节,要做好档案收集工作,就要增强领导和全体教职工的档案意识,时时处处注意收集档案材料,充分认识到如果让一些有价值的档案从手头、身边白白丢掉,学校就不会有完整的档案资料,将对后人无法交待,对工作造成损失。 学校档案的收集工作,就是按照党和国家的有关规定,通过一定的途径和方法,将各部门分散产生和形成的具有保存价值,可供查考利用的各种文件材料集中到学校综合档案科统一管理的过程,是学校档案部门获得和积累档案的一种手段。 高校的档案材料形成于教学、科研、党政管理以及其他各项活动的过程中,在这些活动过程中,形成了大     

论电子时代档案信息资源利用的新特点——利用者的视角

从利用者的视角观察,当下我国档案信息资源利用有下列新特点：其一,档案利用领域社会化,政务查考、科学研究、编史修志、民众生活等社会各方面大量利用档案;其二,档案利用需求立体化,档案学术利用、实际利用、普遍利用、休闲利用并举;其三,档案利用主体全面化,除国家党政机关和社会团体外,公民个人利用档案呈上升趋势,境外利用者也日渐增多;其四,档案利用客体多样化,既有历史档案利用,也有现行文件利用,更有政府信息公开查阅;其五,档案利用依据法规化,档案法律法规对档案开放的时限、范围,档案利用的原则、程序,档案公布的形式、权限,档案利用者的权利和义务等作的明确规定,为保障档案利用的实现提供了法律依据;其六,档案利用方式科学化,表现为档案利用者理念的科学化,所获档案信息的真实化,利用途径的多样化;其七,档案利用手段的现代化,计算机网络为远程的档案利用提供了技术手段,档案馆数字化、信息化建设、档案网站建设,为档案利用者提供了丰富的数字化档案信息资源。上述档案利用的新特点均表现为一个逐步显现的过程;随着信息时代的发展,经济建设和社会发展的变革,档案信息资源利用的特点也将更加多元化。认识和运用档案利用出现的新特点及其规律,对于做好档案服务具有十分重要的现实意义。     

关于纸质档案字迹材料耐久性的分析

档案是历史的真实记录,是党和国家的宝贵财富。随着计算机的普及应用,电子文件已跻身于档案载体,成为档案大家族里的新成员。但是,由于电子文件易丢失、易更改的特性,目前还无法取代具有独特原始凭证作用的纸质档案材料,提高纸质档案材料的质量,仍然是一个十分重要的问题,而纸质档案材料除纸张外,主要是书写字迹,构成字迹的物质材料如何,直接关系档案的保管和使用寿命。以下对各种字迹材料的特性加以分析。     

合并高校档案管理工作的对策研究

高校合并重组,是我国高等教育改革的重要举措.但在合并的过程中,由于机构、专业、人员的调整,也给档案的集中统一管理,文件材料的收集、整理等带来了一定的难度.因此,应当采取相应的对策,加强档案意识教育,依法治档,集中统一管理合并前后的全部档案,做好零散文件材料的收集,整理工作,保证档案的完整与安全,便于保管和利用,更好地为学校的教学、科研与管理服务.     

美国国家档案馆所藏钓鱼岛问题档案及其文献价值

美国在介入中国钓鱼岛事务过程中产生了大量外交文件,美国国家档案馆所藏相当一部分关于钓鱼岛问题核心档案(纸质版未刊档案)尚未被学界发掘和使用。美国国家档案馆收藏的关涉钓鱼岛问题档案主要分散在美国国务院档案、美国琉球民政府档案、美国陆军部档案、美国中央情报局档案等美国政府相关职能部门的历史档案卷宗之中。该部分档案不仅具有重要的史料研究价值,而且对于中国政府钓鱼岛维权也具有不可或缺的“证据链”价值,能够为中国政府维护钓鱼岛主权权益,提升钓鱼岛话语权的国家战略提供智力支持和学术参照。     

试论档案的本质及其社会功能

档案是人类社会最早产生的较完备的记录信息的形式,而文件是人们处理眼前事务的一种工具,是后来才产生的.有关人员在"归档"的工作中,认为文件和档案是有明显区别的,文件不是档案,档案也不是文件.随着社会的发展,档案的种类不断增多,档案与社会的关系也越来越密切,它不仅具有积累人类知识的存储功能,而且在新时代更凸显出传播人类文化的中介功能,并为社会政治、经济、文化的发展服务.     

公布历史档案的一条新渠道

档案是仍有价值的历史文件的集合体,是历史研究的基本史料。“有计划地组织编辑出版档案史料,在不同范围内发行,”(《中华人民共和国档案法))是各级各类档案馆的一项重要工作.为此,近几年来中央和地方的各级各类档案馆编辑出版了不少关于历史、革命历史档案史料汇编(专集、专辑),并陆续主办发行了研究档案史料的期刊。 中央级档案馆有: 中央档案馆主办的《中央档案馆丛刊》,1986年创刊,1988年与《文献和研究》合刊并改名为《党的文献》; 第一历史档案馆主办的《历史档案》,1986年创刊; 第二历史档案馆主办的《民国档案》,1985年创刊等。 省、市级档案馆有; 湖北省档案馆主办的《湖北档案史料》,原是1982年创刊的《档案史料》,1983年改现名。     

高校信息公开背景下档案管理新论

高校信息公开,是政府信息公开在教育领域中的延伸.高校信息公开工作给高校档案管理带来了机遇,也带来了挑战.目前高校档案管理中存在:归档意识差,材料收集不全;资金不足,设备落后;处理保密和开放的矛盾上认识模糊;档案工作人员专业知识匮乏等问题,这些问题已成为影响高校信息公开工作开展的桎梏.为了高校信息公开工作顺利进行,各高校档案馆必须采取加强档案材料收集归档工作,加快信息化建设步伐,处理好档案信息公开与保密的关系,采取多种形式增强档案管理人员素质等应对策略.     

新时期档案管理的几点思考

档案管理工作具有服务性、集中统一性、真实性和保密的特点，对单位的正常工作开展、对整个社会不仅具有当前的现实的意义，也具有长远的、历史意义。当前在不少单位中档案管理工作存在管理意识滞后，管理力量薄弱、管理水平不高，管理手段落后等问题，为此，应从提高认识，加强领导、提高档案管理人员素质、文档一体化、加强档案的基础设施建设、有效开发和利用档案信息资源方面开展档案工作创新。     

论“红头文件”开放的理论与实践意义

"红头文件"的开放,弥补了开放历史档案的某些缺陷,满足了档案利用者的"现实的"档案利用需求."红头文件"的开放,具有重要的理论与实践意义.     

强化保密意识提升高校档案工作水平

提供档案利用是档案工作服务于高校的直接手段,但在提供档案利用时需做好保密工作.从三个方面分析了如何强化保密意识,提升高校档案工作水平正确处理好档案保密与利用的关系;做好档案开放前的保密工作,即明确涉密载体类型、做好涉密档案的审查工作、做好档案的解密降密工作;做好档案利用中的监督工作,即制度建设、队伍建设、监督措施.     

论电子文件的生命周期

文件生命周期理论也是电子文件管理的基础理论,主要涉及文件运动的整体性、阶段性以及文件运动过程中诸种因素相互之间的内在联系等问题.国际档案理事会电子文件委员会把电子文件生命周期区分为三个阶段,其区分的基础实际上是电子文件的管理活动,而非电子文件自身的运动.为此,有必要依据文件在运动过程中价值变化的规律,提出既适用于电子文件,又适用于传统文件的生命阶段划分法.这种划分法本来就有,就是已经在我国流行的"四分法”,但是必须对其所具有的含义重新加以诠释,注入新的理念.