刍议从结构的角度透析电子档案

随着信息化进程的不断加快,各企事业单位也在越来越多地应用电子档案来实现对文字、图像、音频、视频等信息的存储。但是,就当前各企事业单位对电子档案的管理而言,还是相对分散和混乱的,这大大降低了电子档案保存的安全性,加大了信息检索的难度,难以发挥电子文档的真实价值和意义。本文首先对电子文件和电子档案进行了对比,然后从电子档案的实体结构、逻辑结构,对其进行了分析探究,希望能够进一步提高电子档案的管理水平。     

浅论实行无纸化办公后的文件归档

立卷归档是公文处理过程的最后一个环节，长期以来，由于各单位处理的都是纸质文件．所以对纸质文件的归档已经有了一整套严格而规范的方式方法，如填写卷宗号、编写文件页码以及扫描条形码等等。可如今随着科技的发展。信息技术在办公领域的广泛应用，整个公文处理工作发生了质的变化。电子文档是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。电子文件的产生为无纸化办公提供了可能。这种电子文档具有存储量大、占用空间小以及简单环保等特点，从而一举替代了传统的纸质文件。其次是这种电子文档不通过邮局邮寄而是通过专用网络进行传输，这种传输方式更加省时便捷，尤其在信息化高度发展的今天，更易为人们所接受。再次是这些电子文件通过一种软件可以实行网上签批。这种签批方式模拟传统纸质文件的签批方式．与纸质文件的签批效果一样。以上所有这些都证明了实行无纸化办公已经是完全可行的了。那么在这种情况下，我们的文件如何归档呢？对这个问题，目前有许多同仁进行过积极的探索。归纳起来，大致有这么三种意见。第一种意见主张还是归纸质文件，电子文件由于借助技术易被复制模仿，缺乏唯一性，因此不     

信息化环境下的单位文档流程管理存在的问题及解决对策

随着计算机的普及应用,单位常规的文档案管理工作除了纸质文件之外,电子文件又应运而生,并对传统的文档管理提出了挑战。本文在介绍信息化环境下给单位的文档管理带来的变革的同时,结合单位文档的管理流程现状,同时对现今单位文档管理中存在的问题进行总结,并提出相应的对策。     

试论电子文档在档案管理中的优劣

进入21世纪,随着社会发展的不断进步,信息技术已广泛渗透到人们的工作、学习和生活中,也开始广泛应用到档案工作中。纸介文档与电子文档相比较,纸介文档无论在操作上还是在存储上都受到限制,还会受到时间和空间的限制,不利于档案的查阅和利用,大大降低档案的利用率;而电子信息技术运用到档案管理上,使档案的收集积累、整理鉴定、归档、移交档案馆等工作变得更简单,操作更简捷,管理更方便。     

电子文档管理的现状、特点以及建议

目前,电子文档管理的现状不容乐观,其中存在的问题亟待解决,同时电子文档管理有着自身的特点,要根据其特点开展工作,才能实现对电子文档的有效管理。     

如何对档案进行信息化升级管理

档案管理面临着全面的信息化升级,通过对档案文件的电子化处理,将纸质文档转化为可操作性更强的电子文档,将是当前档案管理工作的重点,同时也是档案管理水平的升级化手段。     

信息化时代的电子文档归档与管理

随着信息技术的不断发展,电子文档已经成为事业单位档案管理的重要组成部分。为了推进事业单位档案信息化建设的深入开展,档案管理部门必须转变观念,正确认识电子文件存储数码化、传输网络化、管理一体化、利用高效化等特点,在合理借鉴传统档案管理经验和方法的基础上,利用计算机技术和网络技术,构建符合新时期档案管理要求的电子文档管理体系,不断完善电子文档归档与管理工作,为提高事业单位档案管理工作水平奠定坚实基础。基于此点,本文从电子文档特点入手,对信息化时代下电子文档归档与管理的措施进行探讨。     

论某公司文档电子化项目的风险管理

此文档电子化项目是×公司作为BPO项目外包给某北京知名外包公司的项目的一个子项目,于2008年8月正式启动。此文档电子化项目的功能是把×公司多年的纸质文档通过软件和人员录入,录入到计算机内,以电子文档的方式进行保存,以便于长期保存,并方便之后的查询和使用维护。此项目乙方的管理团队包括项目经理,下设开发团队和测试团队,分别由技术经理和测试经理负责,本人有幸作为测试经理参与了此项目。根据本人多年的项目经验,结合此项目的实际特点,并与项目团队进行了深入和沟通和讨论,总结出此项目的相关风险,以进行管理,旨在成功的完成此项目的成果能够成功上线运行,使此BPO项目能够顺利的进行下去。     

浅议双套制存在的争议性

在当今时代,双套制在各大机关和企事业单位都是是客观存在的。因为电子文件和纸质文件各自不同的作用和特点,同时保存两者有着必然的重要意义,双套制的存在有它的必然性和合理性,但是在电子环境下,由于受到现有条件的限制,更应该尊重实际,我们要在充分理解双套制归档内涵的前提下,尽量扬长避短,尽快从双套制过渡到单套制,真正实现科学归档。     

浅谈办公自动化条件下电子文件和纸质文件融合发展

随着科技现代化的发展,政府部门逐渐提高了自动化办公水平,进一步提高了工作效率。自动化办公的最终结果,就是出现了两类文件的归档,分别是电子文件与纸质文件。电子文件由于在存储、输出等方面具有现代化管理方式,体现出了纸质文件不能比拟的优势,可是纸质文件作为档案的原始文件,发挥了电子文件无法替代的法律凭证作用。因此,采用"双轨制"是目前比较先进的归档管理模式。本文分析了办公自动化条件下档案管理现状,电子文件和纸质文件各有其特点、优势和存储方法,提出了电子文件与纸质文件同步归档管理模式"双轨制"的实现。     

事业电子文档管理的现状、特点及相关建议

随着计算机信息技术的不发展,无纸化办公已经成为办公现代化的潮流,如何对电子文档进行规范化的管理,就成为了档案工作者所面临的新任务和新课题。而目前的事业电子文档管理还存在着这样那样一些问题,这为电子文档的管理带来了一定的困难。在此,我们分析了事业电子文档管理的现状和特点,并针对问题提出相关建议。     

大数据时代文档一体化管理的构建与实施方案分析

伴随着社会的进步,时代的发展,文档一体化的发展已成为档案管理中的重要组成部分。在当今科技时代,Big Date(即大数据)时代,文档一体化的管理构建与实施更需要不断地改革创新,以紧追时代的步伐。大数据,显然易见,代表的是大量的数据集合,通过这些海量数据的整理与分析,从而使产品等获得更好效果的一种信息处理模式。在此类情况下,以文档一体化管理方式来替代传统的档案管理方式,不仅极大地改善了纸质载体形式的缺点,在数据完整性方面,更是有着无与伦比的优势。因而,在大数据时代文档一体化管理的构建与实施显得尤为重要。     

对网络时代电子文档管理的挑战及安全性分析

随着计算机技术的进步,处于网络环境中的电子文档安全性日益受到人们的关注。本文主要论述了网络环境下电子文档的特点及若干管理原则,存在的问题以及几项改进措施,并借助云计算技术阐述如何加强文档管理。     

电子文件归档过程和优势分析

随着信息化的快速发展，电子文件归档成为了一种档案管理模式之一，只有有效对电子文件进行归档管理，才可以实现电子文件归档管理优势的发挥，以及劣势的规避。对电子文档进行归档需要确保管理中的安全和可靠，进行有效传输和定期归档，确立电子文件归档标准，积极进行评估、考核和动态性的调整，利用电子文档和纸质文档的双重归档管理策略，充分发挥电子文档归档管理的优势，促进档案管理工作快速发展。     

创新电子文档命名办法 切实提高办公效率

<正>由于计算机应用的普及,在办公室工作中,我们经常会使用计算机编辑处理电子文档。但是,很多人对电子文档的命名管理不够重视,造成保存后的文本查找困难。有的同一个文档,前后修改多次保存多次,形成多个版本,既占用了不必要的空间,也为日后查找带来不少麻烦,不知到底哪个版本是     

谈电子时代的文档一体化管理

一、电子时代文档一体化管理的必要性20世纪30年代兴起的“行政效率运动”所提倡的旨在将文书处理与档案管理合为一体的“文书档案连锁法”,可以说是文档一体化的起源。随着电子信息时代的到来,文档一体化的趋势越来越明显。这既是保障电子文件法律证据价值的需要,也是保障电子文件信息安全的需要。只有对电子文件实行文档一体化管理,才能使文件的整个处理过程形成一个无缝管理系统。文件、档案一体化管理系统的发展分为两个阶段:一是依存于纸质1.实践中文档一体化管理系统日趋完善①文件的计算机辅助管理系统阶段,二脱离纸质文件的独立的电…     

大亚湾核电站电子文档元数据著录研究

元数据在核电站电子文档管理中占据着重要地位,电子文档元数据描述了电子文档的内容、属性、背景和结构等信息,较全面地反映描述对象的全过程,便于电子文档的检索、存取、利用以及信息共享等。大亚湾核电站电子文档的元数据,能够较好地解决电子文件的真实性、完整性和长期可用性,提升电子文档管理和开发利用的效率,是实现电子文档凭证价值和参考价值的重要工具。     

浅议电子档案的整理与保护

随着计算机技术和网络的飞速发展,党政机关部门、企事业单位等对档案信息的保存和利用逐步由以往的纸质档案转化为电子文件,建立电子文件档案数据库,形成一个统一的利用平台,实现了信息共享。现就电子档案的整理与保护做简单的介绍。     

浅谈纸质档案与CAD电子文件归档的融合发展

在工程设计行业,设计生产的主要成果就是设计文件,CAD出图率在某些单位或项目中已高达100%,但验收归档管理还是沿用传统的方法,只对纸质进行验收,电子文件散落在设计人员手中或简单收集在一起,各种信息被逐渐忘却,再重复利用查找相当困难。但是无论从耐用性还是安全性角度而言,纸质文件永远是文件归档的载体。因此,探讨在实际工作中如何使两套归档方法融合发展是目前需要解决的重要的问题。     

纸质档案与电子档案的区别及技术保护分析

由于信息技术与电子计算机技术的发展,档案管理也逐渐步入了信息化时代。传统的纸质档案管理工作与电子信息档案的区别逐渐拉大,二者的保存方式与保存技术有着明显的区别,档案管理人员要根据纸质档案与电子档案的特点,对二者进行不同的档案保护工作。本文主要对纸质档案与电子档案进行区别分析,并提出相关的技术性保护措施。