网络办公环境下如何做好电子文件归档管理

随着网络技术的全面推进,传统的以纸质文件为媒介的公文流转和办公方式,已经逐渐被办公自动化技术所取代,因此电子文件已经逐步取代纸质文件,这就要求各部门加强对电子文件归档的管理。如何做好电子档案管理工作,结合本人在基层事业单位的工作体会,谈一点粗浅的看法。     

浅论实行无纸化办公后的文件归档

立卷归档是公文处理过程的最后一个环节，长期以来，由于各单位处理的都是纸质文件．所以对纸质文件的归档已经有了一整套严格而规范的方式方法，如填写卷宗号、编写文件页码以及扫描条形码等等。可如今随着科技的发展。信息技术在办公领域的广泛应用，整个公文处理工作发生了质的变化。电子文档是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。电子文件的产生为无纸化办公提供了可能。这种电子文档具有存储量大、占用空间小以及简单环保等特点，从而一举替代了传统的纸质文件。其次是这种电子文档不通过邮局邮寄而是通过专用网络进行传输，这种传输方式更加省时便捷，尤其在信息化高度发展的今天，更易为人们所接受。再次是这些电子文件通过一种软件可以实行网上签批。这种签批方式模拟传统纸质文件的签批方式．与纸质文件的签批效果一样。以上所有这些都证明了实行无纸化办公已经是完全可行的了。那么在这种情况下，我们的文件如何归档呢？对这个问题，目前有许多同仁进行过积极的探索。归纳起来，大致有这么三种意见。第一种意见主张还是归纸质文件，电子文件由于借助技术易被复制模仿，缺乏唯一性，因此不     

浅谈办公自动化条件下电子文件和纸质文件融合发展

随着科技现代化的发展,政府部门逐渐提高了自动化办公水平,进一步提高了工作效率。自动化办公的最终结果,就是出现了两类文件的归档,分别是电子文件与纸质文件。电子文件由于在存储、输出等方面具有现代化管理方式,体现出了纸质文件不能比拟的优势,可是纸质文件作为档案的原始文件,发挥了电子文件无法替代的法律凭证作用。因此,采用"双轨制"是目前比较先进的归档管理模式。本文分析了办公自动化条件下档案管理现状,电子文件和纸质文件各有其特点、优势和存储方法,提出了电子文件与纸质文件同步归档管理模式"双轨制"的实现。     

对办公自动化文件存储方法的几点思考

办公自动化改变了传统的办公手段与方式,也使档案管理的方法和手段产生了巨大的变革。其结果是使需要归档的文件产生了两大门类:电子文件和纸质文件。因为二者的载体不同,差异很大,存贮和获取信息的方式有着根本性区别。因此,在文件材料的归档上相互制约,相互影响,存储方法也值得我们去探讨。     

电子文件归档管理存在的问题与对策

电子文件就是能够被计算机识别和处理,并能够按照一定的文件格式存储在磁带以及硬盘等媒介中,最终可以在网上进行传输的数字码序列。随着电子档案的数字化建设的加深,传统的纸质档案日益被电子文件所取代,对传统的档案工作也提出了挑战,要求加强对电子文件归档的管理。文章通过对电子文件归档管理存在问题的分析,提出解决问题的对策性意见和建议。     

电子文件归档过程和优势分析

随着信息化的快速发展，电子文件归档成为了一种档案管理模式之一，只有有效对电子文件进行归档管理，才可以实现电子文件归档管理优势的发挥，以及劣势的规避。对电子文档进行归档需要确保管理中的安全和可靠，进行有效传输和定期归档，确立电子文件归档标准，积极进行评估、考核和动态性的调整，利用电子文档和纸质文档的双重归档管理策略，充分发挥电子文档归档管理的优势，促进档案管理工作快速发展。     

推动电子文件归档工作的思考

在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。从而推动电子文件归档工作的开展。     

新时期电子文件归档管理探析

电子文件是办公自动化过程中的产物,已构成当今信息化发展的基本要素,电子文件极大地方便了公务文件信息传递、数据共享,在很大的程度上提高了工作的质量和效率。新时期如何加强对这些电子文件的管理,是目前办公自动化过程中急需解决的一个问题,本文就电子文件归档管理上存在的问题,如何提高对电子文件归档工作的认识,如何确定电子文件归档方式等方面进行了分析,并提出了相应的解决方案,便于更好地管理利用电子文件。     

试论纸质文件与电子文件归档的配套管理研究

现如今办公自动化越来越普及,为此文档的归档不仅仅需要传统归档方式,即纸质归档文件,还需要电子归档方式进行归档。这就需要我们分清两种不同的归档方式的特点,在重视现代化归档方式的同时还需要重视传统的归档方式。     

推动电子文件归档工作的探索

本文阐述了电子文件的定义及电子文件归档的流程,分析了电子文件归档与传统纸质文件归档的区别,讨论了电子文件归档管理需解决的两大主要问题,提出了推动电子文件归档工作的几点建议。     

浅析电子文件的归档管理

21世纪,计算机网络已延伸到社会的每一个角落,整个社会被推向了信息化、网络化时代,大量的电子文件涌现出来。做好电子文件的归档工作,已成为新时期档案部门和档案工作者面临的最大挑战和难题。在办公自动化环境下如何做好电子文件的归档工作,笔者谈了自己的看法。     

略论文件定稿归档的必要性

随着以公有制为主的多种经济成份共同发展的经济体制格局的形成,我国的公文制发和管理也呈现出了多元化特点:大量的行政“红头文件”正向着工贸商务文件过渡,办公自动化使纸质文件向着多种载体的文件过渡,从而引发了对文件不同载体或稿本的不同认识。如有人提出文件定稿不归档或基本不归档的种种必要性;有人甚至根据“无纸办公室”的推断,对纸质文件和实体档案的存在提出质疑。在这种新情况下,我们必须冲破传统观念的束缚,对文件制发和管理方式进行一番变革。本文试就这一问题加以辨析。其一,认清新形势,把握文件法定标志正在发生变化的趋势…     

电子文件的归档管理与利用

国家档案局在2003年7月28日发布<电子公文归档管理暂行办法>,第一次正式提出国家各行政机关、企事业单位要对本单位在公务活动中产生的电子公文与纸质公文一同归档,实行双轨制管理.<办法>明确规定从2003年9月1日起,各单位要完整保存本单位需永久和长期保管的电子公文,并定期进行归档管理.     

文件“签发”原件归档的必要性和重要性

随着以公有制为主的多种经济成分共同发展的经济体制格局的形成,我国的公文制发和管理也已呈现出多元化特点：大量的行政“红头文件”正向着众多工贸商务文件过渡;办公自动化使纸质文件向着多种载体的文件过渡。由此而引发的对文件不同载体或稿本的认识便是这个过渡时期产生的不同观念如有人提出文件定稿不归档或基本归档的种种必要性;有人甚至根“无纸办公室”的推断,对纸质文和实体档案的存在提出质疑。正在革着的社会使人们的不少传统观念到冲击,它不可能不对文件制发和理产生种种影响。     

企业OA系统电子文件归档模式选择与实践

本文分析了企业OA系统电子文件归档的几种模式,提出了电子文件为主、纸质文件为辅的归档新模式,并阐述了本企业的电子文件归档实践。     

机关文件材料归档整理的范围和重点

<国家行政机关公文处理办法> (国务院 2000年 8月 24日发布 )第 38条规定:"公文办理完毕后,应当根据<中华人民共和国档案法>和其它有关规定,及时整理 (立卷 )、归档……."一个单位日常处理的文件材料很多,但并不是所有的文件材料都需要整理、归档.文件材料整理有其特定的对象,概括地说,凡是在工作中形成的,已经办理完毕,具有参考价值的文件材料都是整理对象.<机关文件材料归档和不归档的范围> (国家档案局 1987年制定 )为确定文件材料归档范围提供了法规依据,目的就是要解决"有文必档"和"有档不归"的问题,具体从上级、本级、同级及非隶属机关、下级机关等四个方面形成的文件材料来分别进行了规定.     

电子文件归档问题及解决方法

根据电子文件在归档中存在的问题,提出了档案管理应提前介入电子文件管理;加快制定电子文件归档办法,做好电子文件与纸质文件的衔接工作;加强对电子文件管理工具软件的研究;注重人才培养,加强梯队建设;在法律上明确规定档案馆(室)在电子文件管理中的地位等解决方法。     

电子文件归档及移交体系的建立

运用现代科学技术,将传统的文件形式转换成电子文件形式。在对电子文件进行归档和移交时,需要根据电子文件的性质、规格等因素进行处理。本文针对电子文件的性质以及档案部门的相关要求,对电子文件的归档以及移交体系的建立进行分析。     

企业纸质公文归档中的热点问题

针对企业公文归档中存在的文种选用不当、公文格式不规范、文件不完整的常见问题,进行了细致的分析,并提出相应的解决办法,以供同行参考。     

浅谈E时代电子文件管理对档案工作人员提出的要求

随着E时代的到来,办公自动化程度越来越高,传统纸质文件将会让位于电子文件,而对于电子文件形成运转的客观规律人们还在讨论、摸索,电子文件的归档管理就成了档案界目前所面临的一个新问题.