浅谈办公自动化条件下电子文件和纸质文件融合发展

随着科技现代化的发展,政府部门逐渐提高了自动化办公水平,进一步提高了工作效率。自动化办公的最终结果,就是出现了两类文件的归档,分别是电子文件与纸质文件。电子文件由于在存储、输出等方面具有现代化管理方式,体现出了纸质文件不能比拟的优势,可是纸质文件作为档案的原始文件,发挥了电子文件无法替代的法律凭证作用。因此,采用"双轨制"是目前比较先进的归档管理模式。本文分析了办公自动化条件下档案管理现状,电子文件和纸质文件各有其特点、优势和存储方法,提出了电子文件与纸质文件同步归档管理模式"双轨制"的实现。     

办公自动化条件下纸质文件的归档

信息技术与网络技术的迅猛发展,使办公自动化增加了新的手段和途径,办公室公文处理的现代化进程逐步加快.办公自动化运用的结果,产生了两类需要归档的文件,即纸质文件和电子文件.许多人认为:在电子文件普遍应用的今天,大多数公文都以电子形式通过网络进行传递,电子文件与纸质文件并存的局面不但已经形成,而且电子文件必将取代纸质文件,只要做好电子文件的归档和管理即可,纸质文件的归档已失去实际意义.笔者认为,电子文件在存储、输出、处理等方面具有纸质文件无法比拟的优越性,但是电子文件不可能完全取代纸质文件,纸质文件不仅需要归档,而且还要按照归档要求进行认真的整理、分类编目,以充分发挥其原始凭证的作用.     

浅论实行无纸化办公后的文件归档

立卷归档是公文处理过程的最后一个环节，长期以来，由于各单位处理的都是纸质文件．所以对纸质文件的归档已经有了一整套严格而规范的方式方法，如填写卷宗号、编写文件页码以及扫描条形码等等。可如今随着科技的发展。信息技术在办公领域的广泛应用，整个公文处理工作发生了质的变化。电子文档是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。电子文件的产生为无纸化办公提供了可能。这种电子文档具有存储量大、占用空间小以及简单环保等特点，从而一举替代了传统的纸质文件。其次是这种电子文档不通过邮局邮寄而是通过专用网络进行传输，这种传输方式更加省时便捷，尤其在信息化高度发展的今天，更易为人们所接受。再次是这些电子文件通过一种软件可以实行网上签批。这种签批方式模拟传统纸质文件的签批方式．与纸质文件的签批效果一样。以上所有这些都证明了实行无纸化办公已经是完全可行的了。那么在这种情况下，我们的文件如何归档呢？对这个问题，目前有许多同仁进行过积极的探索。归纳起来，大致有这么三种意见。第一种意见主张还是归纸质文件，电子文件由于借助技术易被复制模仿，缺乏唯一性，因此不     

电子文件归档问题及解决方法

根据电子文件在归档中存在的问题,提出了档案管理应提前介入电子文件管理;加快制定电子文件归档办法,做好电子文件与纸质文件的衔接工作;加强对电子文件管理工具软件的研究;注重人才培养,加强梯队建设;在法律上明确规定档案馆(室)在电子文件管理中的地位等解决方法。     

推动电子文件归档工作的探索

本文阐述了电子文件的定义及电子文件归档的流程,分析了电子文件归档与传统纸质文件归档的区别,讨论了电子文件归档管理需解决的两大主要问题,提出了推动电子文件归档工作的几点建议。     

企业OA系统电子文件归档模式选择与实践

本文分析了企业OA系统电子文件归档的几种模式,提出了电子文件为主、纸质文件为辅的归档新模式,并阐述了本企业的电子文件归档实践。     

对办公自动化文件存储方法的几点思考

办公自动化改变了传统的办公手段与方式,也使档案管理的方法和手段产生了巨大的变革。其结果是使需要归档的文件产生了两大门类:电子文件和纸质文件。因为二者的载体不同,差异很大,存贮和获取信息的方式有着根本性区别。因此,在文件材料的归档上相互制约,相互影响,存储方法也值得我们去探讨。     

略论文件定稿归档的必要性

随着以公有制为主的多种经济成份共同发展的经济体制格局的形成,我国的公文制发和管理也呈现出了多元化特点:大量的行政“红头文件”正向着工贸商务文件过渡,办公自动化使纸质文件向着多种载体的文件过渡,从而引发了对文件不同载体或稿本的不同认识。如有人提出文件定稿不归档或基本不归档的种种必要性;有人甚至根据“无纸办公室”的推断,对纸质文件和实体档案的存在提出质疑。在这种新情况下,我们必须冲破传统观念的束缚,对文件制发和管理方式进行一番变革。本文试就这一问题加以辨析。其一,认清新形势,把握文件法定标志正在发生变化的趋势…     

文件“签发”原件归档的必要性和重要性

随着以公有制为主的多种经济成分共同发展的经济体制格局的形成,我国的公文制发和管理也已呈现出多元化特点：大量的行政“红头文件”正向着众多工贸商务文件过渡;办公自动化使纸质文件向着多种载体的文件过渡。由此而引发的对文件不同载体或稿本的认识便是这个过渡时期产生的不同观念如有人提出文件定稿不归档或基本归档的种种必要性;有人甚至根“无纸办公室”的推断,对纸质文和实体档案的存在提出质疑。正在革着的社会使人们的不少传统观念到冲击,它不可能不对文件制发和理产生种种影响。     

浅淡基建工程档案质量的控制

基建项目工程档案是指在项目工程建设过程中形成的对单位有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体的文件材料。它是项目工程建设过程中和竣工验收时必要的条件,也为项目投产后生产运行、检修、扩建等提供了重要的依据。归档的文件材料不规范,文件材料纸张规格混乱,书写材料不耐久,以复印件代替原件归档:签字、盖章不齐全;检查验收、缺陷处理没有结果或验收人员签字有遗漏等等这些问题都将难以补救。所以在基建工程档案管理过程中一定要严格控制其档案的质量,确保其"完整、准确、齐全、规范",使之与工程建设同步进行。才能为工程建设的使用和验收提供可靠的依据。     

如何防止纸质文件被篡改

正近年来,随着国家《电子文件归档与管理规范》等制度的实施,以及无纸化办公的广泛推行,电子文件逐渐成为文件制发的主要形式。但在日常工作中,出于保密等需要,很多文件特别是一些重要的涉密文件、机要文件,仍采用纸质载体传递。但是纸质文件在生活中常常容易被人篡改、伪造。一些重要文件一旦被人篡改,后果将十分严重。一些伪造的文件在一定范围内传播开来,小则造     

电子文件归档过程和优势分析

随着信息化的快速发展，电子文件归档成为了一种档案管理模式之一，只有有效对电子文件进行归档管理，才可以实现电子文件归档管理优势的发挥，以及劣势的规避。对电子文档进行归档需要确保管理中的安全和可靠，进行有效传输和定期归档，确立电子文件归档标准，积极进行评估、考核和动态性的调整，利用电子文档和纸质文档的双重归档管理策略，充分发挥电子文档归档管理的优势，促进档案管理工作快速发展。     

关于提高办公室两地办公效率的几点思考

<正>近年来,根据国家的要求及单位自身发展的需要,越来越多的单位扩建或者建立新址,开启了两地办公模式。两地办公给办公室工作的开展带来了极大挑战。如何保质保量完成各项工作任务,确保办公室工作有序运转,就成为一个必须认真思考并迫切需要解决的问题。一、两地办公模式带来的问题信息传递速度下降。单位人员分散在两地,若沟通不及时,引起沟通不畅,收到文件不能第一时间处理,或发生紧急情况无法第一时间赶到现场,就极易造成工作效率低下。纸质文件归档及查询困难。纸质版文件分散在两地,不仅查阅不便,在一个办公地点无法查阅完整文件,归档也是一个难题。     

浅谈纸质文件与电子文件归档的配套管理

通过对纸质文件与电子文件归档配套管理的意义、必然性和要求的阐述,概括出二者配套管理的重要性。     

网络办公环境下如何做好电子文件归档管理

随着网络技术的全面推进,传统的以纸质文件为媒介的公文流转和办公方式,已经逐渐被办公自动化技术所取代,因此电子文件已经逐步取代纸质文件,这就要求各部门加强对电子文件归档的管理。如何做好电子档案管理工作,结合本人在基层事业单位的工作体会,谈一点粗浅的看法。     

刍议企业电子文件单轨制归档管理

计算机技术的发展与互联网应用使企业的电子文件管理进入新阶段,企业办公系统功能的延伸使企业文件更多以电子形式存在,电子文件成为现代企业信息资源的重要组成部分.但目前企业电子文件推行的纸质、电子双套制归档管理模式给企业档案管理利用造成不便,打破传统模式,推动企业电子文件单轨制归档管理是信息时代企业档案工作的重点.     

文件电子化在项目管理中的应用

电子文件不仅在可以克服纸质文件的局限性，做到快速、多途径的全文检索，以及随时随处的网上利用，多用户同时使用；还能根据需要建立文件间的多维联系，可以在其中标明纸质文件的存放位置，便可以方便的找到对应的纸质文件．这样既减轻了文件保管压力，也减少了因文件保管不善等问题造成文件缺失，更简化了项目结束后的归档问题。因此，重视实施文件电子化管理必然成为一种趋势。     

电子文件归档管理存在的问题与对策

电子文件就是能够被计算机识别和处理,并能够按照一定的文件格式存储在磁带以及硬盘等媒介中,最终可以在网上进行传输的数字码序列。随着电子档案的数字化建设的加深,传统的纸质档案日益被电子文件所取代,对传统的档案工作也提出了挑战,要求加强对电子文件归档的管理。文章通过对电子文件归档管理存在问题的分析,提出解决问题的对策性意见和建议。     

电力勘测设计原始文件归档管理中的问题及其对策

电力勘测设计原始文件归档管理是原始档案科学、有序管理和有效利用的前提和基础。但是,因思想不重视、归档人员专业素质低、制度没保障,导致电力勘测设计原始文件归档工作存在诸多问题。建议在领导重视、健全归档制度、提高全员档案意识和归档水平、及早介入等方面采取措施,增强电力勘测设计原始文件的完整性、规范性、准确性,圆满地完成归档管理工作。     

电子档案立法浅析

<正>办公自动化的进一步发展和完善,特别是计算机技术和信息通讯技术的深入发展,电子文件越来越多地代替了纸质文件。其中具有档案保存价值的电子文件,归档后即形成电子档案。电子档案的产生要求相关立法的跟进。