浅谈如何做好电子文件的归档工作

随着信息技术、网络技术的发展,电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点,具有传统文件无法比拟的优势。做好电子文件工作,已经成为人们所关注的重要问题。     

对电子文件异质备份的审视与思考

信息技术的飞速发展和广泛应用,使电子文件逐渐成为人类社会记录、传递和储存信息的重要工具,并将成为社会文件的主要形式。电子文件是一种不能直接识读而必须依赖于特定设备和软件才能读取的信息,具有一些与生俱来的致命弱点和难以克服的脆弱性：易于传播,但易改动、易消失、易被窃取。如一些六七十年前的录音带、四五十年前的录像带,今天因为找不到播放它们的设备而成为死的物件而非活的信息。     

新时期电子文件归档管理探析

电子文件是办公自动化过程中的产物,已构成当今信息化发展的基本要素,电子文件极大地方便了公务文件信息传递、数据共享,在很大的程度上提高了工作的质量和效率。新时期如何加强对这些电子文件的管理,是目前办公自动化过程中急需解决的一个问题,本文就电子文件归档管理上存在的问题,如何提高对电子文件归档工作的认识,如何确定电子文件归档方式等方面进行了分析,并提出了相应的解决方案,便于更好地管理利用电子文件。     

浅谈电子文件管理与利用的几点认识

广义的"电子文件"一般泛指由任何机构、组织或个人形成的所有电子记录,与传统文件、文件概念相对应。按照现代文档一体化的理念,广义电子文件概念同时涵盖了归档前的电子文件和归档电子文件。而狭义的"电子文件",特指由政府部门、公共机构形成的电子化文件,它具有文件的各种属性,且一般是公务活动中形成的(但不限于公文,还包括各类业务文件材料和数据),具备一定规范化的形成、审核、流转等程序和管理要求,具有真实性、完整性和有效性。如何做好电子文件的管理和利用,是一个值得思考的问题。     

石油企业保护电子档案的实践与探索

随着经济的飞速发展,科学技术的进步,产生了电子文件档案,随着全球化、信息化和网络化的发展,人人都能够在网络中传输信息,正是由于这个原因,导致网络上出现"黑客","病毒"等网络安全隐患,在信息的传输过程对信息的内容进行截取和破坏,导致电子文件档案的存储存在许多的安全问题。而本文笔者就要通过对电子文件档案的概念、特点、存在的意义分析电子文件档案管理中存在的一系列问题,且针对该问题,以创造一个安全、稳定的存储文件的环境为目标,笔者提出相对的建议和对策。     

浅谈电子档案管理面临的困境及对策

随着电子计算机的普及、办公自动化的深入发展,过去用纸墨、照相形成和传递的公文、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等都可用电子计算机进行,由此产生了大量的电子文件和电子档案。电子档案是信息社会发展的产物,加强对电子档案管理的研究,是目前档案工作者的一项紧迫任务。     

电子档案管理面临的困境及对策

随着电子计算机的普及、办公自动化的深入发展,过去用纸墨、照相形成和传递的公文、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等都可用电子计算机进行,由此产生了大量的电子文件和电子档案。电子档案是信息社会发展的产物,加强对电子档案管理的研究,是目前档案工作者的一项紧迫任务。     

电子文件在司法活动中的应用

电子文件是社会各种活动的直接记载,这就使电子文件具有内容真实性、有效性、准确性、完整性等重要特征,因而具有法律证据作用的属性。在司法活动中,由于电子文件信息、载体的可分离性影响了法律证据的采用,易于改动性影响了其的证明力。可以通过强化电子文件管理,强化第三方机构的作用,充分利用档案馆的特殊优势,采用"双套制"等多种方式,提高电子文件在司法活动作用。     

电子文件与电子档案

近年来,随着机关办公现代化步伐的加快,电子文件已越来越多地进入我们的生活与工作中。作为人类记忆工程的管理部门的档案工作者,在信息社会被赋予新的神圣职责——管理电子文件。由于电子文件根本不同于传统的记录形式,它带给了我们在管理概念、管理方法和管理形式等方面的严峻挑战。加之不少档案工作者对电子文件的认识还比较肤浅,而且由于当今信息技术的发展太快,难以找到完全一致的、一劳永逸的解决方法。这里,笔者仅根据自己与电子文件打交道过程中积累的一些经验,试对电子文件与电子档案管理中的一些问题和难点作些探索。     

如何保证电子档案的原始性

<正> 从第一台计算机诞生至今,办公自动化技术飞速发展,无论是硬件还是软件,都产生了多次质的飞跃。过去用纸墨、图像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、文献资料等,现在都可以用电子计算机来完成,由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等。这些电子文件的出现,对传统的档案管理工作提出了挑战。 电子文件是以计算机软盘、磁带、光盘等为载体的文件材料。与传统纸质文件相比,电子文件在介质和使用方式上都有自身的特点。但同时,电子文件和纸     

办公自动化条件下纸质文件的归档

信息技术与网络技术的迅猛发展,使办公自动化增加了新的手段和途径,办公室公文处理的现代化进程逐步加快.办公自动化运用的结果,产生了两类需要归档的文件,即纸质文件和电子文件.许多人认为:在电子文件普遍应用的今天,大多数公文都以电子形式通过网络进行传递,电子文件与纸质文件并存的局面不但已经形成,而且电子文件必将取代纸质文件,只要做好电子文件的归档和管理即可,纸质文件的归档已失去实际意义.笔者认为,电子文件在存储、输出、处理等方面具有纸质文件无法比拟的优越性,但是电子文件不可能完全取代纸质文件,纸质文件不仅需要归档,而且还要按照归档要求进行认真的整理、分类编目,以充分发挥其原始凭证的作用.     

电子档案管理浅析

随着信息化的迅速发展，电子文件档案已广泛成为国家机关、社会组织以及个人的各种社会活动并与纸质档案并存的一种原生信息记录物，电子档案的显著优点，使其具有极强的生命力和发展空间，但电子档案也存在着一些维以避免的局限性，本文分析了电子文件档案与传统档案管理的不同之处、电子档案的特点及电子档案管理存在的问题，并提出相应的对策。     

对电子文件归档管理的几点思考

<正> 电子文件是通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码系列。它具有容量大、体积小、用途多和快速检索、远距离传递及同时满足多用户等优越性。随着计算机和网络技术的应用普及,越来越多的文件直接在电脑上产生和传输,电子文件档案将成为传统纸质文件档案的必要补充和完善。目前,我国电子文件大多处于自生自灭、可有可无的散乱状态,没有系统地收集整     

如何防止纸质文件被篡改

正近年来,随着国家《电子文件归档与管理规范》等制度的实施,以及无纸化办公的广泛推行,电子文件逐渐成为文件制发的主要形式。但在日常工作中,出于保密等需要,很多文件特别是一些重要的涉密文件、机要文件,仍采用纸质载体传递。但是纸质文件在生活中常常容易被人篡改、伪造。一些重要文件一旦被人篡改,后果将十分严重。一些伪造的文件在一定范围内传播开来,小则造     

办公自动化系统中电子文件在线归档方法的研究与实践

正随着我国办公自动化建设的不断推进,由此形成了大量的办公自动化电子文件。《全国档案信息化建设实施纲要》的战略目标,一是要实现档案信息的数字化和网络化。二是要实现档案信息接受、传递、存储和提供利用的一体化。三是要实现档案信息的高度共享。     

信息社会档案管理的变革

随着办公自动化和计算机辅助设计以及电子商务的普及,越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境,人们进行交流的手段也将从纸质走向电子媒体,多数文件的部分及至全部生命过程将以电子形式度过,因此档案工作人员将不得不关注并尽早介入电子文件的管理,充分重视电子文件及档案给传统的档案管理工作带来的新问题,以适应信息社会档案管理的变革,迎接信息技术对档案管理带来的挑战.     

城建档案信息管理系统改造与应对措施

为了创建以电子文件全程管理为核心的城建档案管理信息系统,建立"开放的城建档案模型(OUCAIS)",我们在原有一期的基础上,对现有城建档案信息管理系统进行了改造与完善。建立了城建声像档案管理系统、城建档案馆藏档案数字化加工系统、城市建设档案信息数据交换平台。充分实现了城建档案馆信息化建设的总体目标:以"电子档案元数据"为基础,确保了电子文件/档案的真实性、完整性和长期可用性。     

谈公务电子邮件的写作

公务电子邮件是指各种社会组织在沟通信息、联系业务、商洽事项等公务活动中借助于电子邮件传输系统形成的信息记录,通常包括邮件正文信息、文件附件信息、收发人员、日期以及其他背景信息。随着电子政务与电子商务的不断深入发展。公务电子邮件使用范围越来越广,数量也越来越多。美国前总统布什执政时期政府8年产生的电子档案大约为1亿GB,     

办公自动化系统中电子文件在线归档方法的研究与实践

随着我国办公自动化建设的不断推进，由此形成了大量的办公自动化电子文件。《全国档案信息化建设实施纲要》的战略目标，一是要实现档案信息的数字化和网络化。二是要实现档案信息接受、传递、存储和提供利用的一体化。三是要实现档案信息的高度共享。     

浅谈办公自动化条件下电子文件和纸质文件融合发展

随着科技现代化的发展,政府部门逐渐提高了自动化办公水平,进一步提高了工作效率。自动化办公的最终结果,就是出现了两类文件的归档,分别是电子文件与纸质文件。电子文件由于在存储、输出等方面具有现代化管理方式,体现出了纸质文件不能比拟的优势,可是纸质文件作为档案的原始文件,发挥了电子文件无法替代的法律凭证作用。因此,采用"双轨制"是目前比较先进的归档管理模式。本文分析了办公自动化条件下档案管理现状,电子文件和纸质文件各有其特点、优势和存储方法,提出了电子文件与纸质文件同步归档管理模式"双轨制"的实现。