从人事档案的利用看档案收集工作的重要性

人事档案工作的目的为了利用,做好档案的收集工作是人事档案利用的重要保证。人事档案的质量取决于档案收集的质量。人事档案的收集是档案全部工作程序中的第一环节,是档案工作的基础。一九八二年以来,我曾组织了三次比较集中的档案收集整理工作,共收集档案材料万余份,整理档案720多本。在大量的工作面前,虽然时间紧、任务重,但是经过艰苦努力,终于圆满完成了工作任务。在实际工作中,在日后的档案利用中,深感档案收集工作的重要。 一、档案材料的质量是档案的生命。 档案材料的收集工作是档案利用的起点,任何档案的形成都是由每份材料所组成,每份材料都是一本档案的一分子,它的质量如何也决定了档案的持量。在档案整理中,教训不少。比如:材料质量出了很多问题,有的不完整,有的是用圆珠笔书写,还有的材料书面太乱,这些都给归档造成了很多困难,给集中整理档案耽误了很多时间。为了改变这种局面,我认为必须从根本抓起,在日后的材料收集工作中,注意从以下几方面入手: 首先是收集材料时要细心,即对每份材料都要注意看它书面是否符合正规格式,书面整齐;是否按要求用钢笔或炭素墨笔书写,总之,是否与规范化档案材料要求相一致。 其次,是收集材料时要耐心,即对有毛病的归档材料注意对送交者讲清楚,怎样做